e-Mutabakat ve BA/BS: dönem sonu sürprizlerini azaltmanın kısa yolu

Her finans ekibinin bildiği bir sahne: ay kapanışının son haftası, cari hesap bakiyeleri dökülür, mutabakat mektupları Word şablonuna basılır, e-postayla gönderilir, gelen cevaplar bir Excel'de "onayladı / itiraz etti / cevap yok" diye işaretlenir. BA/BS formları ayrı bir tabloda, karşı tarafın beyanıyla elle karşılaştırılır. Yüzlerce cari hesapta bu iş kapanışı günlerce uzatır; asıl maliyet ise vergi incelemesinde ortaya çıkan BA/BS uyumsuzluklarıdır. Bu yazı, mutabakatı bir e-posta trafiğinden izlenebilir bir SAP sürecine çevirmenin adımlarını anlatıyor.

Neden mutabakat hep aynı yerde takılır?

Sorun mektup yazmak değil, cevabı takip etmektir. Gönderilen mektup ile gelen cevap arasında sistemsel bir bağ yoksa, kimin cevap verdiği, kimin farkı olduğu ve farkın hangi belgeden kaynaklandığı ancak elle birleştirilen tablolardan okunur. Bir sonraki ay aynı tablo sıfırdan kurulur. BA/BS tarafında ise beyan edilen tutar ile karşı tarafın beyanı arasındaki fark çoğunlukla dönem kayması, iade faturası ya da kur farkıdır; ama bunu bulmak için iki tarafın belge listesinin satır satır karşılaştırılması gerekir.

Süreç tasarımı: toplu üretim, elektronik gönderim, hesap bazında cevap

SAP içinde kurduğumuz e-Mutabakat çözümü üç adımdan oluşur. İlk adımda cari hesap bakiyelerinden mutabakat mektupları ve BA/BS formları seçilen dönem için toplu üretilir; müşteri, satıcı ya da ikisi birden, şirket kodu ve para birimi bazında. İkinci adımda belgeler karşı tarafa elektronik olarak gönderilir; gönderim kaydı hesap üzerine yazılır. Üçüncü adımda gelen onay ya da itiraz cevabı hesap bazında kaydedilir; itirazda karşı tarafın bildirdiği bakiye ve fark tutarı belgeye işlenir. Mutabık kalınmayan hesaplar fark tutarıyla bir izleme listesine düşer ve ay boyunca oradan yönetilir.

BA/BS: karşı taraf beyanıyla otomatik karşılaştırma

BA/BS formlarında asıl kazanç, karşı tarafın beyanının sisteme alınıp SAP'taki belge listesiyle otomatik karşılaştırılmasıdır. Fark çıktığında çözüm hangi belgelerin bir tarafta olup diğer tarafta olmadığını listeler; dönem kaymaları ve iade faturaları çoğunlukla bu listede kendini gösterir. Böylece BA/BS uyumsuzluğu beyanname verildikten sonra değil, verilmeden önce görülür ve düzeltme kaydı zamanında atılır.

Banka tarafını da aynı zincire bağlamak

Cari mutabakat farklarının önemli bir bölümü tahsilat ve ödemelerin cari hesaba geç yansımasından kaynaklanır. Bu yüzden e-Mutabakat'ı elektronik banka ekstresi çözümüyle birlikte kurmayı öneriyoruz: banka hareketleri MT940 ya da CAMT.053 formatında SAP'a otomatik alınır, kural bazlı olarak müşteri ve satıcı hesaplarında kapatılır; cari bakiye gün sonunda günceldir ve mutabakat mektubu doğru bakiyeyle çıkar. Aynı zincirin başında DBS entegrasyonu, sonunda mutabakat vardır.

Kapanış takvimine bağlamak

Mutabakat süreci bir kere kurulduktan sonra en önemli iş, onu kapanış takviminin sabit bir adımı yapmaktır: mektupların dönem sonundan sonraki ikinci iş günü çıkması, cevap süresinin belirlenmesi, cevap gelmeyen hesaplar için hatırlatma kuralı ve izleme listesinin kapanış toplantısında ekrana getirilmesi. Süreç görünür olduğunda mutabakat bir sürpriz kaynağı olmaktan çıkar, kapanışın rutin bir satırına dönüşür.

Sonuç

Mutabakat, sistemsel bir süreç olarak kurulduğunda üç şey değişir: kim cevap verdi, kimin farkı var ve fark hangi belgeden geliyor sorularının cevabı tek ekrandadır; BA/BS uyumsuzlukları beyandan önce yakalanır; kapanış son haftada e-posta trafiğine takılmaz. Kataloğumuzdaki e-Mutabakat çözümü, EHÖ ve DBS çözümleriyle birlikte bu zinciri uçtan uca kapatır.