Otomatik Denkleştirme Süreçleri
Açık kalemleri otomatik eşleştirin; manuel denkleştirme yükünü ekibinizden alın.
SAP FI’da müşteri ve satıcı hesaplarındaki her fatura, ödeme ve iade bir açık kalem olarak durur ve karşılığı olan kalemle denkleştirilene kadar açık kalır. Birçok şirkette bu eşleştirme elle yapılır: ekip çok sayıda satır arasından birbirini karşılayan kalemleri seçer. İş zaman alır ve hata üretir; kapanmamış kalemler açık alacak ve borç tutarlarını olduğundan yüksek gösterir, raporları bozar. Conforcus otomatik denkleştirme çözümü açık kalemleri tanımlı kriterlerle (tutar, referans, vade, doküman) eşleştirir ve otomatik kapatır. Eşleşmeyen kalemler iş listesine düşer; elle müdahale bu kalemlerle sınırlı kalır.
Elle denkleştirmenin raporlara ve kapanışa etkisi
Denkleştirme, birbirini karşılayan borç ve alacak kalemlerinin birbirine bağlanarak kapatılmasıdır. Bir tahsilat hesaba kaydedilmiş, ancak ilgili faturayla denkleştirilmemişse hem fatura hem tahsilat açık görünmeye devam eder. Yaşlandırma ve vade raporları açık kalemleri okuduğu için bu durum raporlara doğrudan yansır: ödenmiş bir fatura gecikmiş alacak gibi görünür ve tahsilat ekibi aslında ödenmiş bir tutar için müşteriyi arar.
Elle denkleştirmede kullanıcı hesabı açar, birbirini karşılayan kalemleri seçer ve farkın sıfırlandığını görerek kaydeder. Bir müşteri tek bir ödemeyle birçok faturayı kapattığında ya da ödemede fatura bilgisi yer almadığında doğru kalemleri bulmak uzun sürer. Yanlış kalemlerin seçilmesi ise hem cari hesabı hem raporları bozar.
Standart SAP’ta otomatik denkleştirme programı (F.13) bulunur; program, yapılandırmada tanımlanan alanlarda aynı değeri taşıyan ve toplamı sıfırlanan kalemleri kapatır. Uygulamada bu alanlar her zaman tutarlı doldurulmaz: ödeme kaydındaki fatura numarası eksik ya da farklı yazılmış olabilir. Bu tür kalemler standart kriterlerle eşleşmez ve elle denkleştirmeye kalır. İşlem hacmi yüksek şirketlerde bu iş dönem sonuna birikir ve kapanışı uzatır.
Çözüm standart denkleştirmeyi nasıl genişletir
Çözüm, SAP FI otomatik denkleştirme (F.13) ve açık kalem yönetimi mantığı üzerine kurulur; bu mantığı şirkete özel kural setleri ve eşleştirme algoritmalarıyla genişletir. Açık kalemler tutar, referans, vade ve doküman gibi tanımlı kriterlerle karşılaştırılır; kurala uyan kalemler otomatik kapatılır. Hangi kriterin hangi sırayla uygulanacağı kural setinde belirlenir.
Denkleştirme batch olarak çalışır; kullanıcının kalemleri tek tek seçmesi gerekmez. Kuralların eşleştiremediği kalemler iş listesine düşer ve istisna raporunda görünür. Böylece her çalıştırmanın sonucu açıkça ayrışır: otomatik kapanan kalemler ve incelenmesi gereken istisnalar. Ekip, incelenecek kalemleri hesap hesap aramak yerine doğrudan iş listesinden çalışır.
Muhasebe ve hazine ekipleri için değişenler
Ekip rutin eşleştirme işinden kurtulur ve zamanını istisna kalemlere ayırır. İstisnalar çoğunlukla gerçekten incelenmesi gereken durumlardır: eksik ödeme, yanlış referans ya da karşılığı henüz kaydedilmemiş bir belge. Bu kalemlerin dönem sonunu beklemeden görünür olması sorunların erken çözülmesini sağlar.
Cari bakiyeler temiz ve gerçek kalır. Yaşlandırma ve vade raporları yalnızca gerçekten açık olan kalemleri gösterir; tahsilat ve ödeme planlaması bu raporlara dayanarak yapılabilir. Temiz cari hesaplar, müşteri ve satıcılarla yapılan bakiye mutabakatlarını da kolaylaştırır. Dönem sonuna birikmiş bir denkleştirme işi kalmadığı için kapanışın bu adımı kısalır.
Kural setinin şirkete göre tanımlanması ve çözümün uygun olduğu ekipler
Eşleştirme kuralları her şirkette farklıdır; çünkü müşterilerin ödeme alışkanlıkları, bankadan gelen açıklamalar ve belgelerde kullanılan referans alanları farklıdır. Bu nedenle kural setleri kurulum sırasında şirketin tahsilat, ödeme ve kayıt düzenine göre tanımlanır. Batch çalıştırmanın ne sıklıkla yapılacağı da şirketin işlem hacmine ve kapanış takvimine göre aynı aşamada planlanır.
Çözüm, alacak ve borç hesaplarında yüksek sayıda açık kalemi olan ve denkleştirmeyi bugün büyük ölçüde elle yapan şirketler için uygundur. Muhasebe müdürlerine, hazine ve mali işler ekiplerine yöneliktir. Çözüm standart SAP denkleştirmesinin üzerine geliştirilmiştir ve birden çok sektörde canlı kullanımdadır.
Kazanımlar
- Denkleştirme saatlerden dakikalara iner
- Cari bakiyeler temiz ve gerçek kalır
- Ekip istisna kalemlere odaklanır, rutin işten kurtulur
SAP'ta nereye oturur
SAP FI otomatik denkleştirme (F.13 / açık kalem yönetimi) mantığı üzerine özel kural setleri ve eşleştirme algoritmalarıyla genişletilir; batch çalıştırma ve istisna raporu içerir. Birden çok sektörde canlı.
Kimler için: Muhasebe Müdürü, Hazine, Mali İşler
Sık sorulan sorular
Standart SAP'ta zaten otomatik denkleştirme (F.13) var; bu çözüm ne ekliyor?
Çözüm standart otomatik denkleştirme mantığının yerine geçmez, onu şirkete özel kural setleri ve eşleştirme algoritmalarıyla genişletir. Açık kalemler tutar, referans, vade ve doküman gibi tanımlı kriterlerle eşleştirilir ve otomatik kapatılır. Batch çalıştırma ve istisna raporu sayesinde elle denkleştirme, kuralların eşleştiremediği kalemlerle sınırlı kalır.
Çözüm hangi açık kalemlerde çalışıyor ve kurallar nasıl belirleniyor?
Çözüm FI'daki alacak ve borç açık kalemleri üzerinde çalışır. Eşleştirme kuralları kurulum sırasında şirketin tahsilat, ödeme ve kayıt alışkanlıklarına göre tanımlanır; hangi kriterin hangi sırayla uygulanacağı kural setinde belirlenir. Denkleştirme batch olarak çalıştırılır; çalıştırma sıklığı şirketin işlem hacmine ve kapanış takvimine göre planlanır.
Eşleşmeyen veya yanlış eşleşen kalemler nasıl yönetiliyor?
Kuralların eşleştiremediği kalemler iş listesine düşer ve istisna raporunda görünür; ekip yalnızca bu kalemleri inceleyip elle sonuçlandırır. Her otomatik kapatma bir denkleştirme belgesi oluşturduğu için hangi kalemlerin birlikte kapandığı izlenebilir. Hatalı bir eşleşme fark edildiğinde standart SAP denkleştirme iptaliyle geri alınır ve kalemler yeniden açık hale gelir.
Tahsilat kaydedildiği halde fatura neden açık görünür?
SAP’ta tahsilatın kaydedilmesi ile faturanın kapatılması aynı işlem olmak zorunda değildir. Tahsilat müşteri hesabına faturayla ilişkilendirilmeden kaydedilirse hem fatura hem tahsilat açık kalem olarak durur; hesabın net bakiyesi doğrudur, ancak kalem bazlı raporlar yanıltıcı olur. Otomatik denkleştirme bu kalemleri tanımlı kriterlerle eşleştirip kapatır.
Otomatik denkleştirmenin iyi sonuç vermesi için veride nelere dikkat edilmelidir?
Eşleştirme tutar, referans, vade ve doküman bilgisine dayandığı için bu alanların tutarlı doldurulması belirleyicidir. Örneğin ödeme kaydında fatura numarasının referans olarak taşınması eşleşmeyi kolaylaştırır. Eksik ya da tutarsız bilgi taşıyan kalemler iş listesine düşer; bu liste hangi alanlarda veri disiplininin artırılması gerektiğini de gösterir.
Çözüm devreye girdikten sonra elle denkleştirme yapılabilir mi?
Evet. Çözüm standart SAP denkleştirmesinin üzerine kurulduğu için elle denkleştirmede kullanılan standart işlemler yerinde kalır. Ekip iş listesindeki istisna kalemleri bu işlemlerle sonuçlandırır. Çözüm rutin eşleşmeleri üstlenir; karar gerektiren kalemler kullanıcıda kalır.