E-Ödeme, Banka ve E-imza entegrasyonları
Ödeme talimatlarını SAP’tan e-imzalı, otomatik ve güvenli şekilde bankaya iletin.
Çoğu şirkette ödeme süreci SAP’ta başlar, ancak SAP dışında tamamlanır. Ödeme programı talimatları oluşturur; ardından bu talimatlar banka portallarına elle girilir ve e-imza onayı sistem dışında verilir. Her aktarım gecikme, hata ve mükerrer ödeme riski taşır; kimin neyi onayladığını sonradan izlemek de zorlaşır. Conforcus e-ödeme çözümü ödeme talimatlarını SAP içinden banka sistemlerine e-imzalı ve otomatik olarak iletir. Onay, imza ve bankaya iletim tek akışta birleşir; bankadan dönen bilgi de ödemelerle otomatik eşleştirilir.
Ödeme talimatı SAP’tan çıktığında ortaya çıkan riskler
Standart SAP’ta ödeme programı (F110) vadesi gelen açık kalemleri seçer, ödeme önerisini hazırlar ve ödeme kayıtlarını oluşturur. Sürecin bu kısmı sistem içindedir ve kontrollüdür. Sorun bir sonraki adımda başlar: talimatın bankaya ulaştırılması ve yetkililerce imzalanması çoğu şirkette banka portallarında, yani SAP dışında yapılır. Aynı bilgi ikinci kez girildiği için tutarda, hesapta ya da alıcıda hata yapılabilir; bir talimat iki kez gönderilebilir.
Diğer risk izlenebilirliktir. Ödemeyi hazırlayan, onaylayan ve imzalayan kişilerin ayrılması temel bir iç kontrol ilkesidir. Onay ve e-imza zinciri sistem dışında yürüdüğünde bu ayrımın uygulandığını göstermek zorlaşır; kayıtlar SAP, e-posta ve banka portalı arasında dağılır. Çok bankalı ve çok şirketli yapılarda her banka kendi portalını ve kendi çalışma düzenini getirir; hazine ekibi zamanının önemli bir kısmını bu ekranlar arasında veri taşımaya harcar.
Çözüm ödeme akışını nasıl birleştirir
Çözüm FI ödeme programı (F110) ve banka iletişim katmanıyla entegre çalışır. Ödemeler bugün olduğu gibi ödeme programında oluşturulur; değişen, sonraki adımlardır. Onay ve e-imza SAP içindeki akışta verilir, talimat bankanın kabul ettiği formatta hazırlanır ve bankaya otomatik iletilir. Talimatın banka portalına yeniden girilmesi gerekmediği için elle girişten kaynaklanan hata ve mükerrer ödeme riski ortadan kalkar.
Akışın dönüş yönü de otomatiktir. Bankadan gelen dekont ve geri besleme bilgisi ilgili ödemeyle eşleştirilir; hangi talimatın bankaya iletildiği ve hangisi için geri besleme geldiği SAP’tan izlenir. Çözüm çok bankalı ve çok şirketli yapılarda çalışır. Banka formatları birbirinden farklı olduğu için kapsamdaki bankalar kurulum sırasında tek tek tanımlanır.
Hazine ve mali işler ekipleri için değişenler
Hazine ekibi ödeme gününde banka portallarına veri girmek yerine akışı yönetir: hangi talimatın onay beklediğini, hangisinin imzalandığını ve hangisinin bankaya iletildiğini izler. Adımlar arasında yeniden giriş ve bekleme olmadığı için ödeme döngüsü hızlanır. Onay ve e-imza zinciri uçtan uca kayıt altında olduğundan, denetimde ya da bir ödeme sorgulandığında kimin neyi ne zaman onayladığı sistemden gösterilir.
Hazine kontrolü de güçlenir. Talimatlar doğrudan SAP’taki ödeme kayıtlarından üretildiği için bankaya giden bilgi ile muhasebedeki bilgi aynı kaynağa dayanır. Ödemelerin hangi aşamada olduğunu görmek için banka portallarına ayrı ayrı bakmak gerekmez. CFO ve mali işler yönetimi için bu, ödeme sürecinin tek bir yerden izlenebilmesi anlamına gelir.
Kapsamın tanımlanması ve çözümün uygun olduğu yapılar
Çözümün kapsamı şirketin banka ve yetki yapısına göre kurulum sırasında tanımlanır. Hangi bankaların ve hangi şirketlerin akışa alınacağı, her bankanın kabul ettiği format, onay adımlarının hangi kurallara göre işleyeceği ve imza yetkililerinin akışta nerede yer alacağı bu aşamada belirlenir. İmza yetkileri şirketin imza sirkülerine ve bankalarla yaptığı anlaşmalara dayanır; çözüm bu yetkileri değiştirmez, akışa yansıtır.
Çözüm, ödemelerini SAP’tan yapan ve talimatları bankalara elle aktaran şirketler için uygundur. Elle aktarımın yükü ve riski, birden fazla bankayla çalışan ve birden fazla şirketi olan gruplarda en yüksektir; çözüm bu yapılarda bankalar ve şirketler için aynı akışı kullanır. Hazine müdürlerine, CFO’lara ve mali işler ekiplerine yöneliktir.
Kazanımlar
- Manuel banka girişi ve mükerrer ödeme riski ortadan kalkar
- Onay ve e-imza zinciri uçtan uca izlenebilir
- Ödeme döngüsü hızlanır, hazine kontrolü güçlenir
SAP'ta nereye oturur
FI ödeme programı (F110) ve banka iletişim katmanıyla entegre; e-imza, banka formatları ve otomatik dekont/geri besleme eşleştirmesi içerir. Çok bankalı, çok şirketli yapılarda çalışır.
Kimler için: Hazine Müdürü, CFO, Mali İşler
Sık sorulan sorular
Ödeme talimatları bankaya nasıl iletiliyor; her banka için ayrı format mı gerekiyor?
Ödemeler standart FI ödeme programında (F110) oluşturulur; çözüm talimatı bankanın kabul ettiği formata çevirir ve banka iletişim katmanı üzerinden iletir. Banka formatları farklı olduğu için kapsamdaki her banka kurulum sırasında tanımlanır; çözüm çok bankalı ve çok şirketli yapılarda çalışır. Talimat banka portalına elle girilmediği için aktarım hatası ve mükerrer ödeme riski ortadan kalkar.
Ödeme onayı ve e-imza adımı SAP içinde mi yürüyor?
Evet; onay, e-imza ve bankaya iletim tek akışta birleşir ve SAP içinden yürütülür. Onay adımları şirketin yetki kurallarına göre, örneğin tutar ve şirket bazında tanımlanır. Kimin neyi ne zaman onayladığı ve imzaladığı kayıt altında kalır; böylece onay ve e-imza zinciri uçtan uca izlenir. İmza yetkililerinin akışa nasıl yerleştirileceği kurulum sırasında belirlenir.
Bankadan dönen bilgiler SAP'ta nasıl izleniyor; ödemenin gerçekleştiğini nereden anlıyoruz?
Bankadan gelen dekont ve geri besleme bilgisi ilgili ödemeyle otomatik eşleştirilir; mutabakat ayrıca elle yapılmaz. Hazine, hangi talimatın bankaya iletildiğini ve hangisi için geri besleme geldiğini SAP'tan izler. Eşleşmeyen ya da bankanın işleme almadığı kayıtlar görünür olduğu için takip bu istisnalara yoğunlaşır.
Mevcut ödeme sürecimizde ne değişir, ne aynı kalır?
Ödenecek kalemlerin seçimi ve ödeme önerisi bugün olduğu gibi kalır. Değişen, öneriden sonraki adımlardır: onay ve e-imza SAP içindeki akışa taşınır, talimat bankaya otomatik iletilir ve bankadan dönen bilgi ödemeyle eşleştirilir. Banka portalına elle giriş adımı ortadan kalkar.
Çözüm çok şirketli gruplarda nasıl kullanılır?
Çözüm çok şirketli ve çok bankalı yapılarda çalışır; gruptaki şirketler aynı akışı kullanır. Hangi şirketlerin ve hangi banka hesaplarının kapsama gireceği ile her şirketin onay ve imza yetkilileri kurulum sırasında tanımlanır. Böylece her şirket kendi yetki düzenini korur, grup ise ödeme sürecini ortak bir yapıda izler.
Çözüm ödeme güvenliğine nasıl katkı sağlar?
Talimat SAP’tan bankaya elle müdahale olmadan iletildiği için ödeme bilgisinin yeniden girilirken yanlış yazılması ya da değiştirilmesi riski ortadan kalkar. Talimat bankaya, tanımlı onay ve e-imza adımlarından geçerek ulaşır. Aynı talimatın ikinci kez gönderilmesi gibi elle aktarıma özgü hatalar da akışın dışında kalır.