Bütçe Workflow Paketi
Proje bütçe onaylarını workflow'a bağlayın, e-posta trafiğini ve gecikmeyi bitirin.
Hangi sorunu çözer?
Proje bütçe ve revizyon onayları çoğu kurumda e-posta ve sözlü mutabakatla yürüyor; kim, ne zaman, hangi tutarı onayladı belirsiz, onaylar gecikiyor ve denetim izi tutulamıyor.
Çözüm nasıl çalışır?
Conforcus'un bütçe workflow paketi, proje bütçe taleplerini ve revizyonlarını SAP workflow ile tanımlı onay hiyerarşisine bağlar; her adımı, onaylayanı ve gerekçeyi izlenebilir biçimde kayıt altına alır.
Uygulamada neler değişir?
Akış, proje bütçe talebinin ya da revizyon talebinin tutarı ve gerekçesiyle birlikte SAP'ta oluşturulmasıyla başlar. SAP Workflow talebi, tanımlı onay hiyerarşisindeki ilk onaycıya yönlendirir; her onay bir sonraki adımı başlatır. Talebin durumu ve onay geçmişi sistemde tutulur. Son onay verildiğinde PS proje bütçesindeki güncelleme otomatik tetiklenir; onay tamamlanmadan bütçe değişmez. Böylece sistemde görünen proje bütçesi onaylanmış tutarı gösterir ve talep ile bütçe kaydı arasında elle yapılan bir aktarım adımı kalmaz.
Proje kontrol ve bütçe ekibi için değişen, onayın takip edilme biçimidir. Talep sahibi talebinin hangi adımda ve kimde beklediğini durum bilgisinden görür; e-posta zincirleri ve sözlü mutabakatlar devreden çıkar. Onaycılar kendilerine gelen talepleri gerekçesiyle birlikte değerlendirir ve kararları kayda geçer. Denetim ya da yönetim bir bütçe revizyonunu sorguladığında kimin, hangi tutarı, ne zaman onayladığı onay geçmişinden gösterilir. PMO açısından tüm projelerde bütçe değişiklikleri aynı hiyerarşiden geçtiği için uygulama projeden projeye farklılaşmaz.
Kazanımlar
- Bütçe onayları tanımlı hiyerarşide, gecikmesiz ilerler
- Kim neyi ne zaman onayladı tam izlenebilir
- E-posta ve sözlü onay yerine denetlenebilir akış
SAP'ta nereye oturur
PS proje bütçeleme ve SAP Workflow ile entegre; bütçe/revizyon taleplerini onay hiyerarşisine yönlendirir, durum ve onay geçmişini tutar, bütçe güncellemesini onay sonrası tetikler. Proje yoğun kurumlarda kanıtlı.
Kimler için: Proje Kontrol & Bütçe Yöneticisi, PMO, CFO
Sık sorulan sorular
Bütçe workflow'u PS'teki hangi bütçe işlemlerini kapsıyor?
Paket, proje bütçe taleplerini ve bu bütçeye ilişkin revizyon taleplerini kapsar; her biri tanımlı onay hiyerarşisine yönlendirilir. Onay tamamlanana kadar PS proje bütçesi güncellenmez; bütçe değişikliği onay akışının sonucu olarak gerçekleşir. Onay hiyerarşisinin kaç adımdan oluşacağı ve kimlerin onaylayacağı kurulum sırasında kurumun yetki yapısına göre tanımlanır.
Bütçe aşımında sistem ne yapıyor; standart kullanılabilirlik kontrolüyle ilişkisi ne?
Paket bütçenin nasıl değiştiğini yönetir; harcamanın bütçeyle karşılaştırılması ise PS'in standart kullanılabilirlik kontrolünün işidir. Bütçe yalnızca onay sonrasında güncellendiği için kullanılabilirlik kontrolü onaylı bütçeye göre çalışır ve onaylı bütçeyi aşan kayıtlar bu kontrole takılır. Ek bütçe gerektiğinde revizyon talebi gerekçesiyle açılır, onay hiyerarşisinden geçer ve onaylandığında bütçe güncellenir.
Kimin neyi ne zaman onayladığını sonradan nasıl görüyoruz; reddedilen talepler ne oluyor?
Her talep için durum ve onay geçmişi tutulur: her adım, onaylayan ve gerekçe kayıt altındadır. Bütçe güncellemesi yalnızca onay tamamlandığında tetiklendiği için reddedilen ya da bekleyen bir talep proje bütçesini değiştirmez. Denetimde ya da yönetim sorgusunda bir bütçe tutarının nasıl oluştuğu, e-posta yazışmaları aranmadan bu geçmiş üzerinden gösterilir.