Seyahat Masraf Yönetimi
Avanstan onaya, masraf sürecini uçtan uca dijitalleştirin; geri ödemeyi hızlandırın.
Hangi sorunu çözer?
Seyahat avansı, masraf bildirimi ve onay kâğıt ve Excel üzerinden yürüyor; geri ödemeler gecikiyor, avans kapama takip edilemiyor, mali kontrol zayıf. Çalışan memnuniyeti ve kapanış birlikte zorlanıyor.
Çözüm nasıl çalışır?
Conforcus seyahat masraf çözümü avans talebini, masraf bildirimini ve çok kademeli onayı SAP içinde uçtan uca yönetir; avans kapama ve muhasebe kaydını otomatikleştirir. Süreç şeffaf, hızlı ve denetlenebilir hale gelir.
Uygulamada neler değişir?
Süreç avans talebiyle başlar: çalışan talebini SAP'ta açar, talep çok kademeli onay akışından geçer ve onaylanan avans FI'da çalışanın hesabında izlenir. Seyahat sonrasında masraf bildirimi aynı akışta girilir; Fiori arayüzü mobil cihazdan girişe uygundur. Bildirim tanımlı onay kademelerinden sırayla geçer ve her adımda kimin ne zaman onayladığı kayıt altında kalır. Onay tamamlandığında muhasebe kaydı otomatik oluşur, açık avans bildirimle kapatılır ve çalışana ödenecek ya da çalışandan alınacak tutar netleşir.
Mali işler tarafında kâğıt form ve Excel takibi ortadan kalkar; ekip açık avansları, onay bekleyen bildirimleri ve kayda dönüşen masrafları sistemden izler. Kapanışta kapatılmamış avanslar görünür durumdadır ve masraf kayıtları ayrıca elle girilmez. Avansın ne zaman verildiği ve hangi bildirimle kapatıldığı da aynı kayıtlardan görülür. Bildirimin hangi onay adımında olduğu sistemden görülebildiği için geri ödeme süreci öngörülebilir hale gelir. Onay zinciri ile muhasebe belgesi birbirine bağlı kaldığından denetimde bir masrafın talepten kayda kadar izi sürülebilir.
Kazanımlar
- Geri ödeme hızlanır, çalışan memnuniyeti artar
- Avans kapama ve masraf kaydı otomatik, kayıp yok
- Onay zinciri ve mali kontrol uçtan uca izlenebilir
SAP'ta nereye oturur
FI (cari ve gider) süreçleriyle entegre; avans yönetimi, masraf bildirimi, çok kademeli onay akışı ve otomatik muhasebe kaydı içerir. Fiori arayüzüyle mobil masraf girişine uygundur.
Kimler için: CFO, Mali İşler, İK & İdari İşler
Sık sorulan sorular
Çalışanlar masraf bildirimini nereden giriyor; mobil kullanım mümkün mü?
Avans talebi ve masraf bildirimi SAP içinde girilir; çözüm Fiori arayüzüyle mobil masraf girişine uygundur. Çalışan bildirimini seyahat sırasında ya da dönüşte mobil cihazdan girebilir. Mobil erişimin hangi koşullarda açılacağı şirketin altyapısına ve güvenlik politikasına göre kurulum sırasında belirlenir.
Onay akışı nasıl kurgulanıyor; avans ve masraf kimlerin onayından geçiyor?
Çözüm çok kademeli onay akışı içerir; kademeler şirketin organizasyon yapısına ve yetki kurallarına göre, örneğin tutar ve bağlı olunan birim bazında tanımlanır. Avans talebi ve masraf bildirimi bu kademelerden sırayla geçer. Her adımda kimin ne zaman onayladığı kayıtlı kaldığı için onay zinciri ve mali kontrol uçtan uca izlenebilir.
Muhasebe kaydı nasıl oluşuyor; avans kapama nasıl işliyor?
Onaylanan masraf bildirimi FI'da muhasebe kaydını otomatik üretir; masraf ilgili gider hesaplarına kaydedilir. Daha önce verilen avans çalışanın hesabında açık durur ve bildirim kaydıyla otomatik kapatılır. Kalan tutar çalışanın alacağı ya da borcu olarak görünür ve geri ödeme buna göre yapılır.