Avans Onay Süreci
Sipariş üzerinden avans taleplerini onaya bağlayın; nakit çıkışını kontrol altında tutun.
Hangi sorunu çözer?
Satınalma siparişi (SAS) üzerinden avans talepleri çoğu zaman onaysız ilerliyor; ön ödemeler kontrolsüz nakit çıkışına ve riske yol açıyor. Avansın hangi siparişe bağlı olduğu da net izlenmiyor.
Çözüm nasıl çalışır?
Conforcus'un avans onay çözümü, SAS üzerinden açılan avans taleplerini tanımlı onay sürecine tabi tutar. Avans, onaycıdan geçmeden ödeme aşamasına ilerleyemez ve ilgili siparişe bağlı kalır.
Uygulamada neler değişir?
Avans talebi satınalma siparişine (SAS) referansla açılır ve onay iş akışına girer. Onaycı talebi ilgili siparişin bilgileriyle birlikte görür: hangi tedarikçiye, hangi sipariş için, ne tutarda ön ödeme istendiği bellidir. Onay tamamlanana kadar talep ödeme aşamasına ilerleyemez; onaylandığında FI tarafındaki avans süreci bilinen adımlarıyla devam eder. Reddedilen talep, talebi açan kişiye geri döner. Avans ile sipariş arasındaki bağ sürecin sonuna kadar korunur; avans hangi aşamada olursa olsun ilgili SAS üzerinden izlenebilir.
Mali işler ve hazine ekipleri için değişen şey, ödeme aşamasına gelen her avansın arkasında bir onayın ve bir siparişin bulunmasıdır. Ön ödemeler onay görmeden çıkmadığı için nakit çıkışı üzerindeki kontrol güçlenir. Hangi avans taleplerinin onayda beklediği, hangilerinin onaylandığı görülebildiği için nakit planlaması bu bilgiye dayanarak yapılır. Satınalma tarafı tedarikçi için talep edilen ön ödemenin hangi aşamada olduğunu izler. Avansın hangi siparişe karşılık verildiği sonradan araştırılmaz; bağlantı talep açılırken kurulur ve belgede kalır.
Kazanımlar
- Ön ödemeler kontrolsüz çıkmaz, nakit yönetimi güçlenir
- Her avans ilgili satınalma siparişine bağlı kalır
- Onaysız avans ödeme aşamasına ilerleyemez
SAP'ta nereye oturur
MM SAS ve FI avans (down payment) süreçleriyle entegre; sipariş bazlı avans talebi üzerine onay iş akışı kullanılır.
Kimler için: CFO, Mali İşler Müdürü, Hazine & Satınalma
Sık sorulan sorular
Avans onayı hangi belge üzerinde çalışıyor?
Onay iş akışı, satınalma siparişi (SAS) üzerinden açılan avans talebi üzerinde çalışır; çözümün kapsamı sipariş bazlı avans talepleridir. Onaycı talebi bağlı olduğu siparişle birlikte görür. Onaydan geçmeyen avans ödeme aşamasına ilerleyemez.
Onaycılar ve onay adımları neye göre belirleniyor?
Onay süreci kurulumda tanımlanır; iş akışı avans talebini, tutar ve organizasyon yapısı gibi ölçütlere dayanan kurallarla ilgili onaycıya yönlendirir. Kaç adım olacağı ve satınalma ile mali işlerin hangi sırayla onay vereceği şirketin avans politikasına göre belirlenir. Her onay, kimin ne zaman verdiği bilgisiyle kayıt altına alınır.
Onaylanan avans muhasebede nasıl ilerliyor; siparişle bağı korunuyor mu?
Onaylanan talep FI'deki avans süreciyle devam eder; çözüm avansın muhasebeleştirilmesini ve fatura geldiğinde mahsup edilmesini değiştirmez. Avans baştan sona ilgili SAS'a bağlı kalır. Böylece hangi ön ödemenin hangi sipariş için yapıldığı belge üzerinden izlenir.