Fatura Onay
Fatura onayını siparişe bağlayın; tam eşleşen otomatik geçsin, gerisi doğru kişiye gitsin.
Satınalma siparişine bağlı bir fatura geldiğinde faturanın sipariş ve mal girişiyle uyumlu olup olmadığı kontrol edilir. Birçok şirkette bu kontrol elle yapılır; fatura doğru onaycıya geç ulaşır, sipariş ile fatura arasındaki küçük farklar bile süreci tıkar ve onayın kimde beklediği bilinmez. Sonuçta ödeme gecikir. Conforcus fatura onay çözümü gelen faturayı satınalma siparişi (SAS) ile eşleştirir; tam eşleşen faturaları otomatik kaydeder, fark içerenleri önceden tanımlı kişilerin onayına ya da bilgisine yönlendirir. Akış uçtan uca SAP içinde işler.
Elle fatura kontrolünün yol açtığı gecikmeler
Siparişe bağlı faturaların önemli bir kısmı hiçbir fark içermez: miktar teslim alınan miktarla, fiyat siparişteki fiyatla aynıdır. Elle yürüyen bir süreçte bu faturalar da fark içerenlerle aynı kuyrukta bekler; çünkü her faturaya birinin bakması gerekir. Muhasebe ekibinin zamanı, karar gerektirmeyen kontrollere gider.
Fark içeren faturalarda sorun kontrolün kendisi değil, kararın kime ait olduğudur. Fiyat farkını satınalmanın, miktar farkını malı teslim alan birimin değerlendirmesi gerekir; fatura ise çoğu zaman e-posta ile, kimin bakacağı belli olmadan dolaşır. Onay beklerken faturanın nerede olduğu bilinmez; tedarikçiye ödeme gecikir ve dönem sonunda kaydedilmemiş faturalar kapanışı zorlaştırır.
Sorun fatura hacmiyle birlikte büyür. Fatura sayısı arttıkça kontrol kuyruğu uzar ve onay bekleyen faturaların takibi ayrı bir iş haline gelir. Muhasebe ekibi, tedarikçilerin ödeme sorularını yanıtlayabilmek için faturaların nerede olduğunu araştırmak zorunda kalır.
Çözüm faturayı siparişle nasıl eşleştirir ve yönlendirir
Çözüm lojistik fatura doğrulama (MIRO) ve satınalma siparişi ile entegre çalışır ve üç yönlü eşleştirme kullanır: fatura, ilgili sipariş ve mal girişiyle karşılaştırılır. Tam eşleşme varsa fatura kullanıcı müdahalesi olmadan otomatik kaydedilir. Böylece fark içermeyen faturalar kuyrukta beklemez ve muhasebe ekibinin bunları elle kontrol etmesi gerekmez.
Fark içeren faturalar iş akışına girer. İş akışı faturayı önceden tanımlı kişilere yönlendirir; bu kişilerin bir kısmı onay verir, bir kısmı yalnızca bilgilendirilir. Kimin hangi durumda onaycı olacağı kurulum sırasında tanımlanan kurallarla belirlenir. Her onay adımı kimin, neyi, ne zaman onayladığı bilgisiyle kayıt altına alınır ve akışın tamamı SAP içinde işler.
Muhasebe ve satınalma ekipleri için değişenler
Muhasebe ekibi tam eşleşen faturalara dokunmaz; zamanını fark içeren faturalara ayırır. Fark içeren fatura doğru onaycıya doğrudan ulaştığı için e-posta ile takip ve hatırlatma gerekmez. Onayın kimde beklediği sistemden görülür; bir tedarikçi ödemesini sorduğunda yanıt faturanın kendisinden verilir.
Satınalma ekibi kendisine yönlendirilen farkları fatura muhasebede beklerken değil, fatura geldiğinde görür. Faturalar zamanında kaydedildiği için ödemeler gecikmez. Onay geçmişi fatura bazında tutulduğundan iç kontrol ve denetim sorularına yanıt vermek de kolaylaşır.
Değişiklik dönem sonunda da görülür. Kaydedilmemiş bir fatura satıcı hesabında ve vergi kayıtlarında yer almaz; bu nedenle kapanışta bekleyen faturaların tek tek izlenmesi gerekir. Tam eşleşen faturalar beklemeden kaydedildiği için bekleyen fatura sayısı azalır; fark içeren faturaların kimde beklediği ise sistemden görülür.
Onay kurallarının tanımlanması ve çözümün uygun olduğu şirketler
Çözümün iyi çalışması, onay kurallarının açık biçimde tanımlanmasına bağlıdır. Hangi tür farkın kime gideceği, kimin onay vereceği ve kimin yalnızca bilgilendirileceği kurulum sırasında şirketin organizasyon yapısına ve yetki düzenine göre tanımlanır. Bu kararlar şirkete aittir; çözüm onları iş akışına yansıtır ve her faturada aynı şekilde uygular. Üç yönlü eşleştirmenin sağlıklı sonuç vermesi için siparişlerin ve mal girişlerinin de zamanında ve doğru kaydedilmesi gerekir.
Çözüm, satınalma siparişine bağlı fatura hacmi yüksek olan ve fatura kontrolünü bugün elle yürüten şirketler için uygundur. Mali işler müdürlerine, satınalma direktörlerine, muhasebe ve tedarik ekiplerine yöneliktir. Çözüm birden fazla sektörde uygulanmıştır.
Kazanımlar
- Tam eşleşen faturalar dokunulmadan otomatik kaydedilir
- Her fatura doğru onaycıya anında ulaşır, ödeme gecikmez
- Kim, neyi, ne zaman onayladı — tam izlenebilirlik
SAP'ta nereye oturur
Lojistik fatura doğrulama (MIRO/Logistics Invoice Verification) ve SAS ile entegre; üç yönlü eşleştirme, otomatik kayıt ve iş akışı tabanlı onay/bilgi yönlendirmesi kullanılır.
Kimler için: Mali İşler Müdürü, Satınalma Direktörü, Muhasebe & Tedarik
Sık sorulan sorular
Hangi faturalar otomatik kaydediliyor; eşleştirme neye göre yapılıyor?
Gelen fatura lojistik fatura doğrulamada (MIRO) ilgili satınalma siparişi (SAS) ve mal girişiyle üç yönlü eşleştirilir. Tam eşleşen fatura, kullanıcı müdahalesi olmadan otomatik kaydedilir. Fark içeren fatura ise önceden tanımlı personelin onayına veya bilgisine yönlendirilir.
Fark içeren faturada onaycı nasıl belirleniyor?
Onaycılar önceden tanımlanır; iş akışı faturayı kurulumda belirlenen kurallara göre ilgili kişiye yönlendirir. Bu kurallar tutar ve organizasyon yapısı gibi ölçütlere dayanabilir. Bazı kişilerin onay vermesi, bazılarının yalnızca bilgilendirilmesi gerekiyorsa bu ayrım aynı akışta tanımlanır.
Bir faturanın onayının kimde beklediğini ve kimin neyi ne zaman onayladığını nasıl görürüz?
Akış uçtan uca SAP içinde işlediği için faturanın o anda kimde olduğu belge üzerinden izlenir. Her onay adımı kimin, neyi, ne zaman onayladığı bilgisiyle kayıt altına alınır. Denetimde ya da bir ödeme sorusunda onay geçmişi fatura bazında gösterilebilir.
Üç yönlü eşleştirme ne anlama gelir?
Üç yönlü eşleştirme, faturanın satınalma siparişi ve mal girişiyle karşılaştırılmasıdır. Sipariş neyin hangi fiyatla sipariş edildiğini, mal girişi neyin teslim alındığını, fatura ise tedarikçinin ne talep ettiğini gösterir. Bu belgeler birbiriyle uyumluysa faturanın kaydedilmesi için ek bir karar gerekmez. Uyumlu değilse hangi belgenin diğerlerinden ayrıştığı, farkı kimin değerlendirmesi gerektiğini de gösterir.
Çözüm tedarikçi ödemelerindeki gecikmeyi nasıl azaltır?
Gecikme başlıca şu nedenlerden doğar: fark içermeyen faturaların elle kontrol kuyruğunda beklemesi ve fark içeren faturaların doğru kişiye geç ulaşması. Çözüm ilkini otomatik kayıtla, diğerini iş akışı yönlendirmesiyle giderir. Fatura zamanında kaydedildiğinde ödeme de vadesinde yapılabilir.
Çözüm mevcut MIRO sürecinin yerine mi geçiyor?
Hayır. Çözüm lojistik fatura doğrulama (MIRO) ile entegre çalışır; faturalar yine SAP’ın fatura doğrulama belgeleri olarak kaydedilir. Değişen, kaydın nasıl gerçekleştiğidir: tam eşleşen faturada kayıt otomatik oluşur, fark içeren faturada ise iş akışı üzerinden onay ya da bilgilendirme adımı devreye girer.