MM Belgelerinde Tarihsel Onay Strateji Kurgusu
Onay stratejisini değiştirin; geçmiş belgeleriniz hâlâ doğru onaycıyı göstersin.
Hangi sorunu çözer?
Onay stratejisi her değiştiğinde, geçmiş dönemin SAT/SAS belgeleri yeni stratejiye göre yanlış onaycı gösteriyor; denetim ve geriye dönük analiz güvenilirliğini kaybediyor. Standart SAP bu tarih ayrımını yapmıyor.
Çözüm nasıl çalışır?
Conforcus'un tarihsel onay strateji çözümü her strateji versiyonunu geçerlilik tarihiyle saklar; bir belge, oluşturulduğu dönemde yürürlükte olan onaycıyı her zaman doğru gösterir. Strateji değişiklikleri geçmişi bozmaz.
Uygulamada neler değişir?
Çözüm, MM onay stratejisi mekanizmasıyla birlikte çalışır. Onay stratejisinde değişiklik gerektiğinde mevcut tanım ezilmez; yeni tanım geçerlilik tarihiyle ayrı bir versiyon olarak kaydedilir, önceki versiyon kendi dönemi için saklanır. Bir SAT ya da SAS görüntülendiğinde veya raporlandığında sistem belgenin oluşturma tarihine bakar, o tarihte yürürlükte olan versiyonu bulur ve onaycıyı bu versiyona göre çözümler. Böylece yeni belgeler güncel stratejiyle, eski belgeler kendi dönemlerinin stratejisiyle okunur.
MM yetkilisi için strateji güncellemesi olağan bir bakım işine dönüşür; çünkü değişiklik geçmiş belgelerin gösterimini etkilemez. Organizasyon ya da onaycılar değiştiğinde strateji, geçmiş kayıtlar bozulur kaygısıyla ertelenmeden güncellenebilir. İç denetim geçmiş döneme ait bir belgeyi sorduğunda, belgede görünen onaycı o dönemin gerçek onaycısıdır; güncel tanımdan geriye doğru açıklama üretmek gerekmez. Geriye dönük analizlerde belgeler kendi dönemlerinin kuralıyla değerlendirildiği için, farklı dönemlerin onay kayıtları tutarlı ve savunulabilir biçimde yan yana konabilir.
Kazanımlar
- Geçmiş belgeler her zaman dönemin gerçek onaycısını gösterir
- Denetim ve geriye dönük analizde tutarlı, savunulabilir kayıt
- Strateji güncellemeleri korkusuzca yapılır, geçmiş etkilenmez
SAP'ta nereye oturur
MM onay stratejisi (release strategy) mekanizmasıyla entegre; strateji versiyonlarının tarih sınırlı tanımı ve belge oluşturma tarihine göre onaycı çözümlemesi kullanılır.
Kimler için: Satınalma Direktörü, İç Denetim, MM Yetkilisi
Sık sorulan sorular
Çözüm standart onay stratejisinin yerine mi geçiyor, yoksa onunla birlikte mi çalışıyor?
Çözüm MM onay stratejisi mekanizmasıyla entegre çalışır, onun yerine geçmez. Eklediği şey, strateji versiyonlarının tarih sınırlı tanımlanması ve onaycının belge oluşturma tarihine göre çözümlenmesidir. Standart SAP'de bulunmayan tarih ayrımı böylece kurulur; strateji değişse de geçmiş SAT ve SAS belgeleri kendi dönemlerinin onaycısını gösterir.
Çözüm devreye alınmadan önceki dönemlerin belgeleri de doğru gösterilebilir mi?
Devreye alındıktan sonra yapılan her strateji değişikliği geçerlilik tarihiyle ayrı bir versiyon olarak saklanır. Daha eski dönemlerin doğru gösterilebilmesi, o dönemlerde yürürlükte olan stratejilerin geçerlilik tarihleriyle birlikte tanımlanabilmesine, yani geçmiş değişikliklerin şirkette ne kadar belgelendiğine bağlıdır. Hangi tarihten itibaren güvenilir bir geçmiş sunulabileceği analiz aşamasında netleştirilir.
Denetçi geçmiş bir belgeyi sorduğunda ne gösteriliyor?
Geçmiş bir SAT veya SAS belgesinde, belgenin oluşturulduğu dönemde yürürlükte olan onaycı görünür; yanıt güncel stratejiden değil, o dönemin strateji versiyonundan üretilir. Strateji versiyonları geçerlilik tarihleriyle saklandığı için hangi dönemde hangi tanımın geçerli olduğu da gösterilebilir. Aynı tutarlılık geriye dönük analizler için de geçerlidir.