İthalat Süreci
İthalat maliyetlerinizi son kuruşuna kadar doğru malzeme maliyetine yansıtın.
İthal edilen bir malzemenin gerçek maliyeti tedarikçi faturasındaki fiyattan ibaret değildir; akreditif, gümrük, navlun ve sigorta masrafları da bu maliyetin parçasıdır. Birçok şirkette bu masraflar Excel’de ve farklı sistemlerde dağınık izlenir; gerçek malzeme maliyeti ancak iş bittikten sonra ve çoğu zaman hatalı ortaya çıkar. Standart SAP bu masrafları uçtan uca ilişkilendirmez. Conforcus ithalat çözümü tüm yan maliyetleri tek bir ithalat dosyasında toplar ve mal girişiyle birlikte malzeme maliyetine otomatik dağıtır. Akreditiften gümrük beyannamesine kadar her adım SAP içinde izlenir.
İthalat maliyetlerinin dağınık izlenmesinin sonuçları
Bir ithalatın masrafları farklı taraflardan ve farklı zamanlarda gelir: akreditif masrafı bankadan, navlun nakliyeciden, sigorta primi sigorta şirketinden, vergi ve harçlar gümrükten. Bu belgelerin hangi ithalata ve hangi malzemeye ait olduğu sistemde bir arada tutulmadığında bağlantı, kişilerin tuttuğu tablolarda kurulur. Muhasebe standartlarına göre stokun maliyeti satın alma fiyatının yanında ithalat vergilerini ve edinimle doğrudan ilgili nakliye gibi masrafları da içerir; dolayısıyla bu bağlantı kurulmadan doğru stok değeri oluşmaz.
Sonuç birden fazla yerde görülür. Maliyet muhasebesi dönem sonunda masrafları toplayıp malzemelere elle dağıtmak zorunda kalır; bu hem zaman alır hem kapanışı geciktirir. Satış ve fiyatlandırma tarafı ise o ana kadar eksik maliyetle çalışır: malzeme stoka tedarikçi fiyatıyla girmiş, yan maliyetler henüz eklenmemiştir. Gerçek maliyet ortaya çıktığında aradaki fark çoğu zaman beklenmedik olur.
İthalat dosyası ve maliyet dağıtımının işleyişi
Çözümün merkezinde ithalat dosyası vardır. Bir ithalata ait akreditif, gümrük, navlun ve sigorta maliyetleri bu dosyada toplanır; akreditiften gümrük beyannamesine kadar olan adımlar da aynı dosya üzerinden izlenir. Böylece bir ithalatın hangi adımda olduğu ve o ana kadar hangi masrafların oluştuğu tek yerden görülür. Satınalma siparişi, mal girişi ve fatura MM ve FI belgeleri olarak kalır; ithalat dosyası bu belgelerin bir arada görülmesini sağlar.
Maliyet tarafında çözüm, SAP’ın planlanan teslimat maliyetleri (planned delivery costs) ve masraf koşulları yapısını kullanır. Yan maliyetler bu koşullar üzerinden tanımlanır ve mal girişi kaydedildiğinde ilgili malzemelere otomatik dağıtılır. Böylece malzeme stoka yalnızca tedarikçi fiyatıyla değil, yan maliyetleriyle birlikte girer. Çözüm MM ve FI ile entegre çalıştığı için stok değeri ve muhasebe kaydı birlikte oluşur.
Satınalma, dış ticaret ve maliyet muhasebesi için değişenler
Dış ticaret ve ithalat ekibi bir ithalatın akreditif, gümrük, navlun ve sigorta bilgilerini ayrı tablolarda değil, tek dosyada izler. Satınalma, bir siparişin yan maliyetleriyle birlikte neye mal olduğunu görür. Maliyet muhasebesi için gerçek malzeme maliyeti iş bittikten sonra değil, mal girişiyle birlikte oluşur; dönem sonunda masrafları elle dağıtma çalışması ortadan kalkar ve kapanış hızlanır.
Bu ekipler aynı dosyaya baktığı için bir masrafın hangi ithalata ait olduğu sorusu yazışmayla değil, sistemden yanıtlanır. Denetimde de aynı kolaylık geçerlidir: bir ithalatın akreditif, gümrük, navlun ve sigorta kalemleri ithalat dosyasından izlenebilir.
Masraf yapısının tanımlanması ve çözümün uygun olduğu şirketler
Her şirketin ithalat masraf yapısı farklıdır: çalışılan teslim şekilleri, masrafların hangi tarafça üstlenildiği ve bir masrafın malzemelere nasıl paylaştırılacağı değişir. Bu nedenle izlenecek masraf türleri, bunların SAP koşullarıyla eşlenmesi ve dağıtımın esası kurulum sırasında tanımlanır. Çözüm bu tanımları her ithalat dosyasında aynı şekilde uygular.
Çözüm, düzenli ithalat yapan ve yan maliyetleri bugün Excel’de ya da ayrı sistemlerde izleyen şirketler için uygundur. Satınalma direktörlerine, dış ticaret ve ithalat müdürlerine ve maliyet muhasebesi ekiplerine yöneliktir. İthal malzemenin maliyet içindeki payı yüksek olan işletmelerde yan maliyetlerin doğru ve zamanında yansıtılması, ürün maliyetinin ve kârlılık analizinin doğruluğunu doğrudan etkiler. Çözüm farklı sektörlerde canlı kullanımdadır.
Kazanımlar
- Gerçek malzeme maliyeti ilk günden doğru, sürpriz fark yok
- Akreditif, gümrük, navlun ve sigorta tek dosyada izlenebilir
- Manuel maliyet dağıtımı ortadan kalkar, kapanış hızlanır
SAP'ta nereye oturur
MM ve FI ile entegre; planlanan teslimat maliyetleri (planned delivery costs), masraf koşulları ve mal girişinde otomatik maliyet dağıtımı kullanılır. Farklı sektörlerde sahada kanıtlanmış.
Kimler için: Satınalma Direktörü, Dış Ticaret/İthalat Müdürü, Maliyet Muhasebesi
Sık sorulan sorular
İthalat dosyası SAP içinde neyi kapsıyor; standart satınalma siparişinden farkı ne?
Standart satınalma siparişi malzemeyi ve fiyatı taşır; akreditif, gümrük, navlun ve sigorta gibi yan maliyetleri uçtan uca ilişkilendirmez. İthalat dosyası bu maliyetleri ve akreditiften gümrük beyannamesine kadar olan adımları tek bir yerde toplar. Sipariş, mal girişi ve fatura MM ve FI belgeleri olarak kalır; ithalat dosyası bunların bir arada izlenmesini sağlar.
Yan maliyetler malzeme maliyetine nasıl dağıtılıyor?
İthalat dosyasında toplanan navlun, sigorta, gümrük ve akreditif masrafları, planlanan teslimat maliyetleri ve masraf koşulları üzerinden işlenir. Mal girişi kaydedildiğinde bu maliyetler ilgili malzemelere otomatik dağıtılır ve malzeme maliyetine yansır; ayrıca elle dağıtım yapılmaz. Çözüm MM ve FI ile entegre çalıştığı için stok değeri ile muhasebe kaydı birlikte oluşur.
Dönem kapanışında maliyet muhasebesi için ne değişiyor?
Yan maliyetler mal girişiyle birlikte malzemeye dağıtıldığı için gerçek malzeme maliyeti iş bittikten sonra değil, ilk günden oluşur. Dönem sonunda masrafları toplayıp malzemelere elle dağıtma çalışması ortadan kalkar; kapanış bu nedenle hızlanır. Maliyet muhasebesi bir ithalata ait akreditif, gümrük, navlun ve sigorta kalemlerini tek dosyadan izler.
Yan maliyet (landed cost) neleri kapsar?
Yan maliyet, malzemenin tedarikçi fiyatına ek olarak şirketin deposuna ulaşana kadar oluşan masraflardır. Çözümde bu masraflar akreditif, gümrük, navlun ve sigorta başlıklarında izlenir. Bir şirketin hangi masraf türlerini kullanacağı kurulum sırasında tanımlanır; önemli olan, bu masrafların ait oldukları ithalatla ve malzemeyle ilişkilendirilmesidir.
Planlanan teslimat maliyeti ne demektir?
Planlanan teslimat maliyetleri, SAP’ta satınalma siparişi oluşturulurken koşul olarak tanımlanan navlun, gümrük ve benzeri masraflardır. Standart SAP bu maliyetleri mal girişinde malzemenin değerine dahil eder. Çözüm bu standart yapıyı kullanır; farkı, masrafların ithalat dosyasında bir arada toplanması ve dağıtımın otomatik yapılmasıdır.
Malzeme maliyetinin mal girişinde doğru oluşması neden önemlidir?
Malzeme stoka girdiği andan itibaren üretimde kullanılabilir ya da satılabilir; tüketim ve satış maliyeti o andaki stok değeri üzerinden hesaplanır. Yan maliyetler sonradan eklenirse malzemenin bir kısmı eksik maliyetle tüketilmiş olur ve fark sonradan düzeltilmek zorunda kalır. Yan maliyetler mal girişiyle birlikte dağıtıldığında malzeme baştan tam maliyetiyle stoka girer.