Müşteri Yaratma-Değişiklik Onay Süreci
Müşteri master data'sını onaysız değiştirilemez kılın; veri kalitesini kaynakta koruyun.
Hangi sorunu çözer?
Müşteri kartı oluşturma ve değişiklikleri kontrolsüz yapılıyor; hatalı vergi, ödeme koşulu veya banka bilgisi faturalama ve tahsilatı doğrudan riske atıyor.
Çözüm nasıl çalışır?
Conforcus'un müşteri onay süreci; kritik alanlardaki yaratma ve değişiklikleri otomatik onaya bağlar, onay tamamlanana kadar kaydı taslakta tutar. Eski-yeni değer karşılaştırması onaycıya net sunulur.
Uygulamada neler değişir?
Tetikleme alan bazındadır. Klasik müşteri işlemlerinde (XD01/XD02) veya İş Ortağı (BP) bakımında yeni bir müşteri kartı açıldığında ya da vergi, ödeme koşulu, banka gibi kritik olarak tanımlanmış bir alan değiştirildiğinde onay akışı kendiliğinden başlar. Serbest bırakma kontrolü devrededir: taslaktaki değer onaylanmadan faturalamaya ve tahsilata ulaşmaz. Onaycı, değişiklik belgelerinden (change document) üretilen karşılaştırmada alanın eski ve yeni değerini birlikte görür ve kararını bu farka bakarak verir. Kritik olarak tanımlanmamış alanlardaki değişiklikler onaya girmeden kaydedilir.
Kritik alanlar dört göz prensibiyle korunur: değişikliği giren kişi ile serbest bırakan kişi ayrıdır. Talebi kimin açtığı, hangi alanın hangi değerden hangisine değiştiği, kimin ne zaman onayladığı kayıt altında kalır; denetimde bir banka bilgisini kimin değiştirdiği ve kimin onayladığı sorusu bu kayıttan yanıtlanır. Günlük işte satış operasyon ekibi talebini alıştığı işlemde girer, onaycı yalnızca farkı inceleyip karar verir. Hatalı vergi bilgisi veya ödeme koşulu fatura kesildikten sonra değil, kart serbest bırakılmadan önce fark edilir.
Kazanımlar
- Hatalı müşteri verisi faturalamaya ve tahsilata ulaşmadan engellenir
- Vergi, ödeme koşulu, banka gibi kritik alanlar dört göz prensibiyle korunur
- Tüm master data değişiklikleri denetime hazır, tam izlenebilir
SAP'ta nereye oturur
Müşteri master (XD01/XD02, BP) yaratma/değişikliğinde alan bazlı tetikleme, change document tabanlı eski-yeni karşılaştırma, onay workflow'u ve serbest bırakma kontrolü. Birden çok sektörde canlı.
Kimler için: Master Data Yöneticisi, Satış Operasyon, Mali İşler & Denetim
Sık sorulan sorular
Müşteri verisini İş Ortağı (BP) üzerinden yönetiyoruz, çözüm BP ile de çalışıyor mu?
Evet; tetikleme hem klasik müşteri ana verisi işlemlerinde (XD01/XD02) hem de İş Ortağı (BP) bakımında çalışır. Onaya girecek alanlar alan bazında tanımlandığından, kart hangi işlemle açılırsa veya değiştirilirse değiştirilsin aynı kritik alan mantığı uygulanır. Vergi, ödeme koşulu ve banka bilgisi gibi alanlardaki değişiklikler her durumda onay tamamlanana kadar taslakta bekler.
Onay bekleyen bir değişiklik sırasında müşteri kartına ne oluyor, onaysız veri faturaya yansıyabilir mi?
Onay tamamlanana kadar kayıt taslakta tutulur; onaysız veri faturaya yansımaz. Yeni açılan kart serbest bırakılmadan kullanıma açılmaz, mevcut karttaki kritik alan değişikliği de ancak onayla devreye girer; böylece hatalı vergi, ödeme koşulu veya banka bilgisi faturalamaya ve tahsilata ulaşmaz. Kritik olarak tanımlanmamış alanlar onaya girmeden güncellendiği için rutin düzeltmeler beklemez.
Denetim için elimizde ne oluyor, SAP'nin standart değişiklik belgelerinden farkı ne?
Standart değişiklik belgeleri bir alanı kimin, ne zaman, hangi değerden hangisine değiştirdiğini kaydeder; ancak değişikliği durdurmaz ve onay bilgisini içermez. Çözüm aynı değişiklik belgesi verisini onaycıya eski-yeni karşılaştırması olarak sunar ve kaydı serbest bırakılana kadar taslakta tutar. Böylece kayıtta değişikliği yapanın yanında onaylayan ve onay zamanı da yer alır; kritik alan değişiklikleri denetime hazır ve izlenebilir olur.