Sipariş Onay Süreci
Riskli siparişleri sevk etmeden yakalayın; tutar ve koşul kontrolünü otomatiğe bağlayın.
Hangi sorunu çözer?
Yüksek tutarlı veya istisnai koşullu satış siparişleri kontrolsüz onaylanıyor; marj eriyor, kredi limiti aşılıyor ve sorumluluk zinciri kayıtsız kalıyor.
Çözüm nasıl çalışır?
Conforcus'un sipariş onay süreci; satış siparişini tutar, müşteri ve fiyat/ödeme koşulu eşiklerine göre otomatik bloke eder, çok kademeli onay akışına yönlendirir. Onay tamamlanmadan teslimat ve faturalama açılmaz.
Uygulamada neler değişir?
Kontrol doğrudan satış siparişinin üzerinde çalışır. Sipariş yaratılırken veya değiştirilirken (VA01/VA02) tutar, müşteri grubu ve koşul bazlı kural tabloları okunur; tanımlı eşiklerden biri aşılmışsa belge durum yönetimi üzerinden onay bloğu alır ve çok kademeli onay akışı başlar. Eşiklerin içinde kalan siparişler beklemeden standart akışla devam eder. Onay bloğu taşıyan siparişte teslimat ve faturalama kilidi devrededir; sevkiyat ekibi belgeyi işleme alamaz. Siparişin durumu, belgenin hangi onay kademesinde beklediğini gösterir; satış temsilcisi de yönetici de aynı bilgiye sipariş üzerinden ulaşır.
Her onay adımı kayıt altına alınır: kimin, neyi, ne zaman onayladığı sipariş bazında izlenir. Reddedilen sipariş bloke kalır; satış temsilcisi belgeyi düzeltip yeniden onaya sunar. Eşikler kural tablolarında tutulduğu için fiyat veya kredi politikası değiştiğinde akışın kendisi değil, tablo kayıtları güncellenir. Günlük işte satış ekibi standart siparişlerde onay beklemez; yöneticilerin önüne yalnızca istisnalar gelir. Marj ve kredi riski sevkiyattan sonra bir raporda değil, sipariş girilirken görünür olur ve karar o aşamada verilir.
Kazanımlar
- Marj ve kredi riski siparişte yakalanır, sevkiyat sonrası sürpriz olmaz
- Onay zinciri tam izlenebilir; kim, ne zaman, neyi onayladı kayıt altında
- Satış ekibi standart siparişlerde hızlanır, sadece istisnalar yöneticiye gider
SAP'ta nereye oturur
Satış siparişi (VA01/VA02) üzerinde durum yönetimi ve onay bloğu; tutar, müşteri grubu ve koşul bazlı kural tabloları, çok kademeli release workflow ve teslimat/faturalama kilidi. Birden çok sektörde canlı.
Kimler için: Satış Direktörü, Satış Yöneticisi, CFO (kredi/marj kontrolü)
Sık sorulan sorular
Hangi siparişler onaya düşüyor, her sipariş için onay beklemek zorunda mıyız?
Hayır; onaya düşecek siparişler kural tablolarıyla belirlenir. Tutar eşiği, müşteri grubu ve fiyat ya da ödeme koşulu gibi kriterler bu tablolarda tanımlanır; kurala takılan sipariş otomatik bloke edilir ve onay akışına girer. Kurala takılmayan siparişler standart akışla teslimata devam eder, böylece satış ekibi yalnızca istisnalarda onay bekler.
Onay bekleyen sipariş teslimata çıkabilir mi, onay reddedilirse veya sipariş sonradan değişirse ne olur?
Onay tamamlanana kadar sipariş bloke kalır; teslimat ve fatura oluşturulamaz. Reddedilen sipariş de bloke kalır, satış temsilcisi belgeyi düzeltip yeniden onaya sunar. Kurallar sipariş değişikliğinde de (VA02) değerlendirilir; onaylı bir siparişte tutar veya koşul sonradan eşiği aşacak biçimde değişirse belge yeniden onaya girer.
Çok kademeli onay nasıl işliyor, kimin neyi ne zaman onayladığı sonradan görülebiliyor mu?
Siparişin hangi onay kademelerinden geçeceği tutar, müşteri grubu ve koşul bazlı kurallara göre belirlenir; bir kademe onay verdiğinde belge sıradaki kademeye geçer. Sipariş üzerindeki durum, belgenin o anda hangi kademede beklediğini gösterir. Her kararın kimin tarafından ve ne zaman verildiği kayıt altında tutulur; böylece onay zinciri satış yönetimi ve finans tarafından sonradan izlenebilir.