Müşteri Satıcı E-Mutabakat
Cari mutabakatı e-ortama taşıyın; gönderim, yanıt ve uyuşmazlığı tek akışta yönetin.
Cari hesap mutabakatı, bir şirketin müşterileri ve satıcılarıyla karşılıklı bakiyelerini belirli bir tarih itibarıyla teyit etmesidir. Birçok şirkette bu süreç hâlâ e-posta ve Excel üzerinden yürür: gönderim elle yapılır, yanıtlar farklı kişilerin posta kutularına dağılır ve dönem sonunda kimin mutabık olduğu, kimin olmadığı takip edilemez. Conforcus E-Mutabakat çözümü cari bakiye mutabakatlarını SAP içinden elektronik ortamda otomatik gönderir, karşı tarafın yanıtlarını ve uyuşmazlıkları statü bazında izler. Mutabakat süreci tek panelden uçtan uca yönetilir.
Mutabakatın e-posta ve Excel ile yürütülmesinin sonuçları
Mutabakatın amacı, iki tarafın kayıtlarının birbiriyle uyumlu olduğunu dönem kapanmadan görmektir. Farkların çoğu zamanlamadan kaynaklanır: bir taraf faturayı ya da ödemeyi kaydetmiş, diğeri henüz kaydetmemiştir. Bir kısmı ise gerçek bir uyuşmazlığa işaret eder. Her iki durumda da farkın erken görülmesi gerekir; çünkü dönem kapandıktan sonra düzeltme yapmak çok daha zahmetlidir. Bağımsız denetimde de cari bakiyelerin karşı tarafla teyit edilmesi yaygın bir prosedürdür.
Standart SAP cari hesabın bakiyesini ve kalemlerini gösterir; ancak mutabakat yazışmasının gönderilmesi, yanıtların toplanması ve sonucun izlenmesi çoğu şirkette sistem dışında kalır. Bakiyeler SAP’tan alınır, formlara aktarılır ve tek tek gönderilir. Yanıt vermeyen carilerin takibi kişilere bağlıdır. Cari sayısı arttıkça gönderim ve takip işi dönem sonunun en yoğun günlerine sıkışır; denetim ve kapanış baskısı da aynı günlerde artar.
E-Mutabakat çözümü süreci nasıl yürütür
Çözüm FI’daki müşteri ve satıcı cari hesap (AR/AP) verisiyle entegre çalışır. Mutabakat formları bu veriden otomatik üretilir ve SAP içinden elektronik ortamda gönderilir; bakiyelerin dışarı alınıp forma aktarılması gerekmez. Form doğrudan FI verisinden üretildiği için gönderilen bakiye ile sistemdeki bakiye arasında aktarım hatası oluşmaz. Karşı taraf yanıtını elektronik ortamda verir ve gelen yanıt ilgili cari hesapla eşleştirilir.
Her cari için sürecin hangi aşamada olduğu statü olarak izlenir: formun gönderilip gönderilmediği, yanıtın gelip gelmediği, karşı tarafın mutabık olduğu ya da uyuşmazlık bildirdiği. Uyuşmazlık bildirilen hesaplar uyuşmazlık iş listesine düşer ve sonuçlanana kadar orada kalır. Bu bilgilerin tamamı tek panelde toplanır; mutabakat süreci buradan yönetilir.
Süreç karşı taraf için de sadeleşir. Mutabakat formu elektronik ortamda ulaşır ve yanıt aynı yolla verilir; yanıtlar farklı kişilerin posta kutularına farklı biçimlerde gelmek yerine doğrudan ilgili cari hesaba bağlanır. Böylece bir yanıtın gelip gelmediği cari hesabın statüsünden anlaşılır.
Dönem sonunda muhasebe ekibi için değişenler
Elle gönderim ve takip ortadan kalktığı için ekip zamanını form hazırlamaya değil, farkların incelenmesine ayırır. Mutabık ve uyuşmazlık statüleri anlık göründüğünden, yanıt vermeyen ya da fark bildiren cariler dönem kapanmadan öne çıkar. Ekip tüm carileri değil, yalnızca bu hesapları takip eder. Riskli hesaplar erken fark edilir ve dönem sonu çalışması hızlanır.
Gönderim ve yanıt kayıtları sistemde tutulduğu için mutabakatın izi denetime hazırdır. Hangi cariye mutabakat gönderildiği ve sürecin nasıl sonuçlandığı sistemden gösterilir; bunun için e-posta arşivlerinin taranması gerekmez.
Mutabakat uygulamasının tanımlanması ve çözümün uygun olduğu şirketler
Mutabakatın hangi cariler için, hangi dönemlerde ve hangi içerikle yapılacağı şirketten şirkete değişir. Bu nedenle form içeriği, gönderim kanalı ve kapsama alınacak cari hesaplar kurulum sırasında şirketin mevcut mutabakat uygulamasına göre tanımlanır. Çözüm bu tanımları her mutabakat döneminde aynı şekilde uygular; süreç kişilere değil, tanımlı bir akışa dayanır.
Çözüm, çok sayıda müşteri ve satıcıyla çalışan ve mutabakatı bugün e-posta ile Excel üzerinden yürüten şirketler için uygundur. CFO’lar ve finans müdürleri kapanış ve denetim öncesinde cari hesapların durumunu tek yerden görür; muhasebe ve hazine ekipleri gönderim ve takip yükünden kurtulur. Çözüm birden fazla sektörde devrededir.
Kazanımlar
- Manuel gönderim ve takip ortadan kalkar, dönem sonu hızlanır
- Mutabık / uyuşmazlık statüsü anlık görünür, riskli cariler öne çıkar
- Denetime hazır, izlenebilir mutabakat kaydı oluşur
SAP'ta nereye oturur
FI cari hesap (AR/AP) verisiyle entegre çalışır; otomatik mutabakat formu üretimi, e-ortam gönderimi, yanıt eşleştirme ve uyuşmazlık iş listesi içerir. Birden fazla sektörde devrede.
Kimler için: CFO, Finans Müdürü, Muhasebe & Hazine
Sık sorulan sorular
Mutabakat formları hangi veriden üretiliyor ve karşı tarafa nasıl ulaşıyor; karşı tarafın SAP kullanması gerekiyor mu?
Formlar FI'daki müşteri ve satıcı cari hesap verisinden otomatik üretilir ve SAP içinden elektronik ortamda gönderilir. Karşı taraf yanıtını elektronik ortamda verir; SAP kullanıcısı olması gerekmez. Gelen yanıt ilgili cari hesapla eşleştirilir. Gönderim kanalı ve form içeriği kurulum sırasında şirketin mutabakat uygulamasına göre belirlenir.
Karşı taraf bakiyeye itiraz ederse süreç nasıl ilerliyor?
Yanıt cari hesapla eşleştirildiğinde hesabın statüsü uyuşmazlık olarak güncellenir ve hesap uyuşmazlık iş listesine düşer. Sorumlu kullanıcı farkı FI'daki cari hesap kalemleri üzerinden inceler ve sonucu kayda geçirir. Hesap mutabık statüsüne geçene kadar listede görünmeye devam eder; böylece açık kalan uyuşmazlıklar dönem sonunda gözden kaçmaz.
Dönem sonunda kimin mutabık olduğunu, kimin yanıt vermediğini nasıl görüyoruz; denetime ne sunuluyor?
Tüm mutabakat süreci tek panelden izlenir; her cari için gönderim, yanıt ve uyuşmazlık durumu statü bazında görünür. Yanıt vermeyen ve uyuşmazlığı süren hesaplar ayrıca listelenebildiği için takip bu hesaplara yoğunlaşır. Gönderim ve yanıt kayıtları sistemde saklanır; denetimde hangi cariye ne zaman mutabakat gönderildiği ve nasıl sonuçlandığı izlenebilir biçimde gösterilir.
Çözüm hem müşteri hem satıcı hesapları için kullanılabilir mi?
Evet. Çözüm FI’daki alacak ve borç (AR/AP) cari hesap verisiyle entegredir; müşteri ve satıcı mutabakatları aynı panelden yürütülür. Hangi hesapların kapsama alınacağı kurulum sırasında tanımlanır.
Mutabakatın ne sıklıkla yapılacağını çözüm mü belirler?
Hayır. Sıklığı şirketin kendi uygulaması ve denetim ihtiyacı belirler; birçok şirket mutabakatı dönem sonlarında yapar. Gönderim otomatik olduğu için mutabakatın daha sık yapılması ekibe aynı oranda iş yükü getirmez. Mutabakat takvimi kurulum sırasında şirketin kapanış takvimine göre planlanır.
Bakiye farkları çoğunlukla nereden kaynaklanır?
Farkların büyük kısmı zamanlamadan doğar: bir taraf faturayı, iadeyi ya da ödemeyi kaydetmiş, diğeri henüz kaydetmemiştir. Daha az sayıda fark ise fiyat, miktar ya da teslimat konusundaki gerçek bir anlaşmazlığa dayanır. Çözüm farkı kendisi düzeltmez; farkın hangi caride olduğunu ve uyuşmazlığın hangi statüde beklediğini görünür kılar, böylece düzeltme dönem kapanmadan yapılabilir.