e-Defter
Yevmiye ve kebir defterlerini SAP'tan e-Defter formatında üretin; beratları oluşturun, GİB'e yükleyin, ikincil kopyayı saklayın.
Hangi sorunu çözer?
e-Defter yükümlülüğü, yevmiye ve büyük defterin GİB'in XBRL tabanlı formatında aylık üretilmesini, beratların zaman damgasıyla imzalanıp GİB'e yüklenmesini ve defter ile beratların ikincil kopyalarının saklanmasını gerektirir. Takvim kaçırıldığında yaptırım doğrudan uygulanır.
Çözüm nasıl çalışır?
Çözüm, SAP FI belgelerinden yevmiye ve kebir defterini parça parça üretir, GİB şema kontrollerini yükleme öncesinde çalıştırır, beratları oluşturup imzalar ve GİB'e iletir. İkincil saklama gereksinimi için defter ve beratlar otomatik olarak arşivlenir. Kapanış kayıtları ve düzeltmeler için yeniden üretim adımı tanımlıdır.
Uygulamada neler değişir?
e-Defter hazırlığı kapanış takviminin bir parçası olur, ayrı bir proje olmaktan çıkar. Şema hataları GİB'e gitmeden yakalanır; ikincil kopya yükümlülüğü kendiliğinden yerine gelir.
Kazanımlar
- Yevmiye ve büyük defter SAP FI belgelerinden üretilir
- Şema kontrolleri yüklemeden önce çalışır; hatalar GİB'e gitmeden görülür
- e-Defter hazırlığı kapanış takviminin bir adımı olur
SAP'ta nereye oturur
SAP FI ile entegre çalışır; yevmiye ve büyük defterin GİB formatında dönemsel üretimini, berat oluşturma ve imzalama adımlarını, defter ve beratların saklanmasını kapsar. Şirket kodu bazında çalışır.
Kimler için: Mali İşler Müdürü, Genel Muhasebe, Dönem Kapanış Ekibi
Sık sorulan sorular
Kapanış sonrası düzeltme kaydı gerektiğinde e-Defter yeniden üretilir mi; berat yüklendikten sonra ne yapılabilir?
Berat GİB'e yüklenmeden önce defter istenildiği kadar yeniden üretilebilir; çözüm bunun için tanımlı bir yeniden üretim adımı içerir ve önceki üretimleri saklar. Berat yüklendikten sonra o dönemin defteri değiştirilemez; düzeltmeler mevzuatın öngördüğü şekilde sonraki dönemde kayıt altına alınır. Bu nedenle e-Defter üretimi kapanış takviminde tüm kapanış kayıtları ve yansıtmalar tamamlandıktan sonraki adıma yerleştirilir.
Birden fazla şirket kodu veya şube yapısı olan şirketlerde e-Defter nasıl üretiliyor?
e-Defter mükellef bazında, yani her şirket kodu için ayrı üretilir; çözüm şirket kodlarını tek tek veya toplu olarak işleyebilir. Şube bazında defter tutmayı tercih eden şirketlerde parça yapısı şubeye göre kurgulanabilir. Her şirket kodunun imza sertifikası, dönem yapısı ve arşiv alanı ayrı tanımlanır; hangi şirketin hangi döneminin hangi durumda olduğu tek bir izleme ekranından görülür.
Büyük belge hacimlerinde parçalama ve GİB şema kontrolü nasıl işliyor; imza için ne gerekiyor?
Defter, GİB'in dosya boyutu sınırlarına göre parçalara bölünerek üretilir; parça sayısı ve sınır sistem parametreleriyle yönetilir. Her parça yüklenmeden önce GİB şema ve içerik kontrolünden geçirilir; hata veren parçalar düzeltilmeden yükleme yapılmaz. İmza için mali mühür veya e-imza sertifikası ve zaman damgası hizmeti gerekir; bunlar şirket adına temin edilir ve çözüme tanımlanır.