e-Arşiv Fatura
e-Fatura mükellefi olmayan müşteriler ve nihai tüketiciler için e-Arşiv faturayı SAP'tan kesin, GİB raporunu otomatik gönderin.
Hangi sorunu çözer?
Alıcı e-Fatura mükellefi değilse veya nihai tüketiciyse fatura e-Arşiv olarak düzenlenir ve günlük e-Arşiv raporu GİB'e iletilir. Perakende, e-ticaret ve bayi yapılarında bu hacim yüksektir; elle takip edilen rapor gönderimi cezai risk taşır.
Çözüm nasıl çalışır?
Çözüm, mükellef sorgusuna göre faturayı otomatik olarak e-Fatura veya e-Arşiv'e yönlendirir, e-Arşiv belgesini oluşturur, müşteriye iletilmesini sağlar ve günlük raporu GİB'e zamanında gönderir. İptal ve iade işlemleri SAP belgesiyle ilişkili yürür; rapor durumu belge üzerinde izlenir.
Uygulamada neler değişir?
Fatura türü kararı kullanıcıya bırakılmaz, sistem verir. Günlük rapor yükümlülüğü unutulmaz ve e-Arşiv arşivi SAP belgesinden tek tıkla erişilebilir kalır.
Kazanımlar
- e-Fatura / e-Arşiv ayrımını alıcının mükellefiyet durumuna göre sistem yapar
- Günlük e-Arşiv raporunun durumu SAP belgesi üzerinde izlenir
- İptal ve iade işlemleri SAP belgesiyle birlikte yürür
SAP'ta nereye oturur
SD faturalama ve FI ile entegre çalışır; mükellef sorgusuna göre belge türünün belirlenmesini, e-Arşiv belgesinin üretimini ve GİB raporlamasını kapsar. Müşteriye iletim kanalı ve entegrasyon yöntemi kurulum sırasında belirlenir.
Kimler için: Mali İşler, Satış Operasyon, perakende ve e-ticaret finans ekipleri
Sık sorulan sorular
Fatura türü kararı (e-Fatura mı e-Arşiv mi) hangi anda ve neye göre veriliyor; müşteri sonradan e-Fatura mükellefi olursa ne olur?
Karar, fatura kaydı anında alıcının vergi kimlik veya TC kimlik numarasıyla GİB mükellef listesi sorgulanarak verilir; kayıtlı mükellefe e-Fatura, diğerlerine e-Arşiv düzenlenir. Mükellef listesi düzenli olarak güncellendiğinden, müşteri sonradan e-Fatura mükellefi olduğunda bir sonraki faturası otomatik olarak e-Fatura senaryosuna yönlenir. Kullanıcının müşteri ana verisinde elle bayrak takip etmesi gerekmez.
Perakende ve e-ticaret gibi yüksek hacimli kanallarda faturalar SAP dışındaki bir sistemden geliyorsa paket nasıl çalışır?
e-Arşiv belgesi SAP'ta oluşan fatura belgesinden üretilir; bu nedenle POS, e-ticaret platformu veya bayi sistemi gibi kaynaklardan gelen satışların önce SAP'a fatura olarak aktarılması gerekir. Bu aktarım mevcut entegrasyonlarla ya da toplu fatura arayüzüyle sağlanır; sonrasında e-Arşiv üretimi, müşteriye gönderim ve günlük rapor SAP tarafında otomatik çalışır. Fatura SAP dışında kesilip yalnızca raporun SAP'tan gönderilmesi isteniyorsa bu ayrı bir kurgu gerektirir ve kapsam görüşmesinde netleştirilir.
e-Arşiv fatura iptali ve iadesi ile günlük rapor arasındaki ilişki nasıl yönetiliyor?
e-Arşiv faturası mevzuatın izin verdiği süre içinde iptal edilebilir; iptal SAP'taki iptal belgesiyle birlikte oluşturulur ve günlük rapora iptal kaydı olarak girer. Bu sürenin dışında fark edilen hatalar iade faturasıyla düzeltilir ve iade belgesi de kendi günlük raporunda yer alır. Her faturanın hangi raporda, hangi durumla gönderildiği SAP belgesi üzerinde izlenir; rapor gönderimi başarısız olduğunda istisna listesi oluşur ve yeniden gönderim yapılır.