e-Fatura
SAP faturasından GİB uyumlu UBL-TR e-Faturayı otomatik üretin; gelen faturaları SAP içinde kabul veya reddedin.
Hangi sorunu çözer?
e-Fatura mükellefi şirketlerde SD veya FI'da kesilen her faturanın GİB'in belirlediği UBL-TR biçiminde, doğru senaryoyla (temel / ticari) ve mükellef listesine göre elektronik olarak gönderilmesi gerekir. Bu akış SAP dışında yürütüldüğünde çift veri girişi, numara atlaması ve GİB'e geç ulaşan belge riski doğar.
Çözüm nasıl çalışır?
Çözüm, fatura kaydı anında UBL-TR'yi üretir, mükellef sorgusuyla alıcının e-Fatura durumunu kontrol eder, uygun senaryoyu seçer ve belgeyi entegratöre iletir. Gelen e-Faturalar SAP'a düşer; kabul, ret ve iade kararları onay akışıyla verilir, GİB yanıtları belgeye yazılır. GİB'e iletimin hangi yöntemle (özel entegratör ya da GİB portalı) yapılacağı kurulum sırasında belirlenir.
Uygulamada neler değişir?
Fatura, SAP'tan çıktığı an yasal olarak yola çıkmış olur; muhasebe ve e-Fatura arasında fark kalmaz. Gelen fatura kontrolü tek ekrandan yürür, mevzuat güncellemeleri paket seviyesinde uygulanır.
Kazanımlar
- Fatura SAP'ta kaydedildiği anda e-Fatura olarak üretilir; çift veri girişi kalkar
- Gelen faturalar SAP içinde kabul, ret ve iade kararıyla yönetilir
- Muhasebe kaydı ile GİB'e giden belge aynı kaynaktan çıkar
SAP'ta nereye oturur
SD faturalama ve FI fatura kayıtlarıyla entegre çalışır; UBL-TR üretimini, mükellef sorgusunu, senaryo seçimini (temel / ticari) ve GİB yanıtlarının SAP belgesine işlenmesini kapsar. GİB'e iletim yöntemi (özel entegratör ya da GİB portalı) kurulum sırasında belirlenir.
Kimler için: Mali İşler Müdürü, Muhasebe ve Satış Operasyon ekipleri, BT
Sık sorulan sorular
GİB'e iletim nasıl yapılıyor; mevcut entegratörümüzle çalışabilir miyiz?
UBL-TR üretimi, mükellef sorgusu ve gelen fatura yönetimi SAP tarafında yürür; GİB'e iletim ve yanıtların alınması ise özel entegratör ya da GİB portalı üzerinden yapılır. Hangi yöntemin ve hangi entegratörün kullanılacağı kurulum başında, mevcut sözleşmeleriniz ve altyapınız dikkate alınarak belirlenir. Mevcut entegratörünüzle bağlantının nasıl kurulacağı kapsam görüşmesinde netleştirilir.
Gelen e-Faturalar için kabul/ret kararı kimde; satınalma siparişi ve mal girişiyle eşleştirme otomatik mi?
Gelen fatura SAP'a düştüğünde önce bir ön kayıt olarak görünür ve onay akışına girer; kimin hangi tutarda ya da hangi satıcı grubunda karar vereceği uygulama sırasında tanımlanır. Ticari senaryoda kabul veya ret yanıtı SAP'tan verilir ve GİB'e iletilir; temel senaryoda yanıt yerine iade faturası mekanizması kullanılır. Sipariş referansı taşıyan faturalar sipariş ve mal girişiyle eşleştirilir, eşleşmeyenler kullanıcının kontrolüne düşer; tam otomatik kayıt şirketin eşleştirme kurallarına göre kademeli açılır.
Kesilmiş bir e-Faturada hata fark edildiğinde iptal veya düzeltme nasıl yapılıyor; SAP belgesi ile GİB tarafı ayrışır mı?
e-Fatura GİB'e ulaştıktan sonra tek taraflı düzeltilemez; ticari senaryoda alıcı ret yanıtı verebilir, aksi halde düzeltme iade faturası veya yeni fatura ile yapılır. Paket bu işlemleri SAP belgesine bağlı yürütür: SD iptal faturası veya FI ters kayıt oluşturulduğunda ilgili elektronik belge de üretilip iletilir ve GİB durumu her iki belgede görünür. Böylece muhasebedeki durum ile GİB'deki durum aynı belge zinciri üzerinden takip edilir ve fark oluşmaz.