Bilgi Kaydı Üzerinden Fiyat Onay Süreçleri
Fiyatı bilgi kaydında bir kez onaylayın; her siparişte tekrar onay yükünü kaldırın.
Hangi sorunu çözer?
Malzeme fiyatları her satınalma siparişinde ayrı ayrı onaylanıyor; bu da onaycılarda gereksiz, tekrarlayan bir yük oluşturuyor ve süreci yavaşlatıyor. Fiyat onayı için tek bir kontrol noktası yok.
Çözüm nasıl çalışır?
Conforcus'un fiyat onay çözümü, fiyat onayını satınalma bilgi kaydı (info record) seviyesine taşır. Fiyat bir kez onaylandığında, o fiyatı kullanan siparişler tekrar onaya takılmadan ilerler; onay yükü ciddi biçimde azalır.
Uygulamada neler değişir?
Onay iş akışı satınalma bilgi kaydındaki fiyat değişikliğiyle başlar. Satınalma personeli bir tedarikçi ve malzeme için yeni fiyatı bilgi kaydına girdiğinde değişiklik ilgili onaycıya gider; onaycı fiyat değişikliğini değerlendirip onaylar ya da reddeder. Reddedilen değişiklik satınalmaya döner. Fiyat onaylandıktan sonra bu fiyatı kullanan satınalma siparişleri fiyat nedeniyle ayrıca onaya gönderilmez. Fiyat kontrolü böylece her siparişte tekrarlanan bir adım olmaktan çıkar ve fiyatın belirlendiği noktada, bir kez yapılır.
Onaycıların gündemi değişir: aynı malzeme ve aynı fiyat için arka arkaya gelen sipariş onayları yerine yalnızca değişen fiyatlar önlerine gelir. Satınalma personeli onaylı fiyatla sipariş açarken fiyat onayı beklemez; fiyat güncellemesi gerektiğinde bunu bilgi kaydında başlatır. Onay darboğazı azaldığı için satınalma süreci de hızlanır. Mali işler ve kategori yönetimi açısından bir fiyatın kim tarafından, ne zaman onaylandığı tek bir kontrol noktasında, bilgi kaydına bağlı onay kaydında izlenir.
Kazanımlar
- Sipariş bazlı tekrarlayan fiyat onayı yükü ortadan kalkar
- Fiyat bir kez, doğru kişice onaylanır; kontrol netleşir
- Onay darboğazı azalır, satınalma süreci hızlanır
SAP'ta nereye oturur
MM satınalma bilgi kaydı (info record) ve onay süreçleriyle entegre; fiyat değişikliği üzerine onay iş akışı ve sipariş bazlı onay yükünün azaltılması kullanılır.
Kimler için: Satınalma Direktörü, Mali İşler, Kategori/Tedarik Yönetimi
Sık sorulan sorular
Siparişteki fiyat onaylı bilgi kaydı fiyatından farklıysa ne olur?
Kural onaylı fiyata bağlıdır: bilgi kaydında onaylanmış fiyatı kullanan siparişler yeniden fiyat onayına girmeden ilerler. Siparişteki fiyat onaylı fiyattan ayrılıyorsa sipariş bu kapsamın dışında kalır. Böyle bir siparişin hangi onaya tabi olacağı kurulumda şirketin onay kurallarına göre tanımlanır.
Fiyat değişikliğini kim başlatıyor ve onaycı nasıl belirleniyor?
Fiyat değişikliği satınalma bilgi kaydında yapılır ve bu değişiklik onay iş akışını başlatır. Onaycı kurulumda tanımlanan kurallara göre belirlenir; bu kurallar tutar ve organizasyon yapısı gibi ölçütlere dayanabilir. Amaç, fiyatın bir kez ve doğru kişi tarafından onaylanmasıdır.
Siparişler fiyat için yeniden onaya girmediğinde kontrol zayıflamaz mı?
Kalkan şey, aynı fiyatın her siparişte yeniden onaylanmasıdır; fiyat kontrolünün kendisi kalkmaz. Kontrol bilgi kaydı seviyesine taşınır ve fiyat her değiştiğinde yeniden çalışır. Fiyat onayı için tek bir kontrol noktası oluştuğundan, bir fiyatın kimin onayıyla geçerli olduğu daha net izlenir.