Teklif Karşılaştırması Onay Süreci
Tedarikçi seçimini onaya bağlayın; kararın gerekçesi belgeyle kayıt altına alınsın.
Hangi sorunu çözer?
Teklif talebi sonrası karşılaştırma yapılıyor ama hangi tedarikçinin neden seçildiği çoğu zaman onaya bağlanmıyor; karar gayri resmi kalıyor ve denetimde gerekçe gösterilemiyor.
Çözüm nasıl çalışır?
Conforcus'un teklif karşılaştırma çözümü, karşılaştırma sonucunu resmi onay sürecine dahil eder. Seçilen tedarikçi, gerekçesiyle birlikte onaycının onayından geçmeden sipariş aşamasına ilerleyemez.
Uygulamada neler değişir?
Süreç, MM'deki teklif talebi ve fiyat karşılaştırması adımlarının devamında çalışır. Satınalma personeli gelen teklifleri karşılaştırıp tercih ettiği tedarikçiyi belirlediğinde seçimini gerekçesiyle birlikte onaya sunar; onay iş akışı karşılaştırma sonucunu ilgili onaycıya iletir. Onaycı karşılaştırılan teklifleri, seçilen tedarikçiyi ve gerekçeyi birlikte görerek karar verir. Onay tamamlanmadan seçilen teklif satınalma siparişine dönüştürülemez; reddedilen seçim yeniden değerlendirilmek üzere satınalmaya döner. Kontrol böylece sipariş açıldıktan sonra değil, tedarikçi seçilirken kurulur.
Günlük işleyişte tedarikçi seçimi gayri resmi bir mutabakatla değil, belge üzerinde kayıtlı bir kararla sonuçlanır. Satınalma personeli tercihinin nedenini karar anında yazar; özellikle en düşük fiyatlı teklifin seçilmediği durumlarda gerekçe sonradan hatırlanmaya çalışılmaz. Satınalma yönetimi için tedarikçi kararları kişilere bağlı bir uygulama olmaktan çıkar, tanımlı bir onay sürecinin parçası olur. İç denetim ve mali işler, bir siparişin hangi karşılaştırmaya dayandığını, tedarikçinin neden seçildiğini ve seçimi kimin onayladığını belge zincirinden izleyebilir.
Kazanımlar
- Tedarikçi seçimi gayri resmi olmaktan çıkar, onaya bağlanır
- Kararın gerekçesi belgelenir, denetimde net kanıt
- Onaysız teklif siparişe dönüşemez, kontrol baştan kurulur
SAP'ta nereye oturur
MM teklif talebi/fiyat karşılaştırması (RFQ/price comparison) süreçleriyle entegre; karşılaştırma sonucu üzerine onay iş akışı kurgusu kullanılır.
Kimler için: Satınalma Direktörü, İç Denetim, Mali İşler
Sık sorulan sorular
Çözüm teklif karşılaştırmasının kendisini mi değiştiriyor, yoksa üzerine onay mı ekliyor?
Teklif talebi ve fiyat karşılaştırması MM'deki süreçlerle yürür; çözüm bu adımlarla entegre çalışır ve karşılaştırma sonucunun üzerine bir onay iş akışı kurar. Teklifler alışılmış belgelerle kaydedilip karşılaştırılır. Yeni olan, seçimin gerekçesiyle birlikte resmi onaya bağlanmasıdır.
En düşük fiyatlı teklifi seçmediğimizde süreç nasıl işliyor; onaycı reddederse ne olur?
Seçim her durumda gerekçesiyle birlikte onaya sunulur; en düşük fiyat dışında bir tercih yapıldığında bu gerekçe kararın dayanağı olarak kayda geçer. Onaycı karşılaştırma sonucunu, seçilen tedarikçiyi ve gerekçeyi birlikte değerlendirir. Reddedilen seçim satınalmaya döner; gerekçe güçlendirilerek ya da başka bir teklif seçilerek yeniden onaya sunulabilir.
Onaydan sonra sipariş nasıl oluşuyor; denetimde neyi gösterebiliriz?
Onay tamamlandığında seçilen teklif sipariş aşamasına ilerler; onaysız teklif siparişe dönüşemez. Seçilen tedarikçi, seçim gerekçesi ve onayı kimin ne zaman verdiği kayıt altındadır. Denetimde bir siparişin hangi teklif karşılaştırmasına dayandığı ve tedarikçinin neden seçildiği bu kayıtlarla gösterilir.