Otomatik Faturalama Süreci
Teslimat biter bitmez faturayı otomatik kesin; nakit akışını ve doğruluğu hızlandırın.
Hangi sorunu çözer?
Teslimat sonrası faturalar tek tek, manuel ve gecikmeli kesiliyor; iş yükü yüksek, hata oranı artıyor ve faturalama gecikmesi nakit akışını doğrudan yavaşlatıyor.
Çözüm nasıl çalışır?
Conforcus'un otomatik faturalama süreci; teslimatı tamamlanan kalemleri kurallara göre toplu/otomatik faturaya dönüştürür ve çıktı/gönderim adımını tetikler. Faturalama gecikmesini ve manuel müdahaleyi minimuma indirir.
Uygulamada neler değişir?
Süreç, teslimattan faturaya uzanan standart zincirin üzerinde çalışır. Teslimatı (VL01N) tamamlanan kalemler faturalama vade tablosuna (billing due list) düşer; faturalama toplu işi (VF01/VF04) bu tablodan kural bazlı seçim yapar ve faturaları toplu halde oluşturur. Hangi teslimatların hangi çalıştırmada faturalanacağı kurallarla belirlendiği için kimsenin teslimatları tek tek açıp fatura kesmesi gerekmez. Fatura oluştuğunda çıktı belirleme devreye girer, çıktı ve gönderim adımı kendiliğinden tetiklenir. Oluşan belge standart fatura belgesidir ve muhasebeye olağan biçimde yansır.
Toplu işin faturaya dönüştüremediği kalemler faturalama vade tablosunda açık kalır ve işin günlüğünde nedeniyle birlikte görünür. Ekip yalnızca bu istisnalarla ilgilenir; düzeltilen kalem sonraki çalıştırmada faturalanır. Günlük işte satış operasyon ve finans ekipleri fatura kesmek yerine çalıştırma sonuçlarını izler, manuel müdahale azaldıkça hata oranı da düşer. Faturalama teslimatı yakından takip ettiği için fatura müşteriye daha erken ulaşır, tahsilat süreci daha erken başlar ve nakit akışı gecikmeli faturalamanın etkisinden kurtulur.
Kazanımlar
- Faturalama teslimatı takip eder; gün kaybı yerine otomatik akış
- Manuel fatura kesme iş yükü ve hata oranı belirgin düşer
- Daha hızlı faturalama, daha hızlı tahsilat ve sağlıklı nakit akışı
SAP'ta nereye oturur
Teslimat (VL01N) sonrası faturalama (VF01/VF04) toplu işi, faturalama vade tablosu (billing due list), kural bazlı seçim ve çıktı belirleme ile otomatik gönderim. Birden çok sektörde canlı.
Kimler için: Finans Müdürü, Satış Operasyon, CFO (nakit akışı)
Sık sorulan sorular
Standart SAP'de toplu faturalama zaten var, bu paket üzerine ne ekliyor?
Standart faturalama vade tablosu faturalanmayı bekleyen belgeleri listeler; listeyi işlemek kullanıcıya kalır. Paket bu tablonun üzerine kural bazlı seçimi, faturalama toplu işini ve çıktı belirleme ile otomatik gönderimi kurar; böylece teslimatı tamamlanan kalemler elle başlatmaya gerek kalmadan faturaya dönüşür. Fatura belgesi standart kalır; değişen, faturalamanın teslimatı gecikmeden ve en az manuel müdahaleyle takip etmesidir.
Otomatik faturalanamayan bir kalem ne oluyor, gözden kaçma riski var mı?
Toplu işin faturalayamadığı kalem faturalama vade tablosunda açık kalır ve işin günlüğünde nedeniyle birlikte görünür. Sorumlu ekip eksiği giderdikten sonra kalem bir sonraki çalıştırmada faturalanır. Ekip tüm faturaları elle kesmek yerine yalnızca bu istisnaları izlediği için açık kalan kalemler daha kolay fark edilir.
Faturalar hangi sıklıkla kesiliyor, her teslimat otomatik akışa girmek zorunda mı?
Toplu işin çalışma sıklığı sabit değildir; şirketin sevkiyat düzenine ve faturalama takvimine göre kurulumda belirlenir. Hangi teslimatların otomatik akışa gireceği seçim kurallarıyla tanımlanır; kural dışında bırakılan belgeler faturalama vade tablosunda kalır ve elle faturalanabilir. Otomatik oluşan faturalarda gönderim adımı çıktı belirleme ile tetiklenir.